10 gyakori Projektmenedzsment Hiba és Hogyan kerüld el ezeket

A projektmenedzsment során számos hiba előfordulhat, amelyek hatással lehetnek a projekt sikerére és eredményességére. Az alábbiakban bemutatok 10 gyakori projektmenedzsment hibát és javaslatokat arra, hogyan lehet ezeket elkerülni.

1. Nem világos célok és követelmények

Hiba: Ha az ügyféllel kötött szerződésben vagy a PAD-ban nem történt meg a projekt céljainak és követelményeinek egyértelmű meghatározása, akkor később emiatt a csapat nem tudja, hogy mit kell teljesíteni, ami komoly késlekedéseket és félreértéseket eredményezhet. Előfordulhat, hogy egy olyan dolgot kell leszállítanod a pontatlan megfogalmazás következtében, ami miatt elveszted a projekted profitabilitását. Ez történhet azért, mert drágább dolgot kell leszállítanod, de azért is, mert több ideig tart a termék leszállítása és emiatt csak később tudsz új munkát elvállalni. Legrosszabb esetben az ügyfél bizalmát akár örökre elvesztheted.

Hogyan kerüld el: Először is, győződjetek meg róla, hogy a célnak megfelelően összegyűjtöttétek az összes specifikációját a leszállítandónak. Készítsetek egy részletes szerződést (majd házon belül egy PAD-ot), amely világosan rögzíti a célokat, követelményeket és elvárásokat. Mindig frissítsétek a dokumentumokat, ha az ügyfél újabb és újabb igényekkel áll elő (ne felejtsd el elkérni az árát is ;) ).

2. Rossz időtervezés

Hiba: A projektterv összerakásánál nem tervezel tartalékidővel. Ez azt jelenti, hogy a projekt nem rendelkezik elegendő rugalmassággal a váratlan problémák vagy késedelmek kezelésére. Ennek következtében a projekt határidői könnyen csúszhatnak, és a projekt költségei is növekedhetnek.

Hogyan kerüld el: A projektterv készítése során a tartalékidő beépítése kulcsfontosságú, mert segít kezelni a váratlan eseményeket és problémákat, amelyek elkerülhetetlenül felmerülnek a projekt során. Először is, vizsgáld meg, hogy mennyi tartalékidőre van szükséged. Ha nincsenek adataid, ökölszabályként alkalmazhatsz 10%-ot. Ezek ne tartalmazzák azokat az átfutási időket, amikor az ügyfél visszajelzésére vársz. Tegyük fel, hogy egy weboldal-fejlesztési projektet vállaltatok el, és az ütemtervben az egyik feladat a webdesign készítése, két hétre van tervezve, mivel ennyi idő alatt tudjátok megcsinálni ezt a részfeladatot. Adj hozzá egy hét tartalékidőt, hogy kezeld az esetleges visszajelzéseket és módosítási igényeket, így a feladat tényleges időtartama három hét lesz.

3. Nem megfelelő erőforrás-allokáció

Hiba: Az erőforrások, például a munkatársak, nem megfelelően vannak elosztva, ami hatékonyságcsökkenést okozhat. Az alul- vagy túlterheltség stresszhez és kiégéshez vezethet, ami rontja a csapat teljesítményét. A rossz allokáció késedelmekhez vezethet, mivel a projekt ütemterve nem fog megfelelően haladni, ez pénzügyi veszteségeket okozhat a vállalkozás számára.

Hogyan kerüld el: A tervezés során térképezd fel a projekt minden feladatához szükséges készségeket és a végrehajtáshoz szükséges munkaórákat, és azonosítsd a megfelelő szakembereket, továbbá tervezd meg, hogy mikor és mennyi időre van szükség az egyes erőforrásokra. A projekt megvalósítása során rendszeresen ellenőrizd az erőforrások kihasználtságát. Végezz felülvizsgálatokat, és szükség esetén módosítsd a tervezett erőforrás-allokációt.

4. Érdektelen szponzor

Hiba: Az érdektelen szponzor számos problémát okozhat egy projekt során, amelyek a projekt sikerességét és előrehaladását hátráltathatják. Nagy baj, ha a szponzor nem biztosítja a szükséges erőforrásokat, ami a projekt megvalósításához szükséges vagy nem reagál időben a projekt során felmerülő döntési igényekre, ez késedelmekhez vezethet.

Hogyan kerüld el: Először is próbáld meg megérteni a szponzor érdekeit és motivációit, és mutasd meg, hogyan illeszkedik a projekt ezekhez. Tarts rendszeres státuszértekezleteket, amin átbeszélitek a projekt állapotát, feladatok előrehaladását és erőforrások kihasználtságát. Ha azt érzékeled, hogy a szponzor annyira elfoglalt, hogy egyszerűen nem éri el az ingerküszöbét a projekttel kapcsolatos problémák kezelése, akkor szponzor és a projektvezető közé jelöljetek ki egy projektigazgatót vagy egy projekt irányító bizottságot, akit vagy akiket felhatalmaz a szponzor, hogy a szükséges stratégiai döntéseket meghozzák.

5. Kockázatok nem kezelése

Hiba: A potenciális kockázatok nem azonosítása vagy megfelelő kezelése, ami problémákhoz és váratlan eseményekhez vezethet. Ezek akár a projekt sikeres megvalósítását is veszélyeztetik!

Hogyan kerüld el: Végezz rendszeres kockázatelemzéseket és készíts kockázatkezelési tervet, ami azt jelenti, hogy meghatározod a projekt kockázatok valószínűségét és hatását, és válaszlépéseket dolgozol ki.

6. Scope Creep

Hiba: A projekt céljainak és követelményeinek folyamatos bővítése vagy a határidők előre hozása. A scope creep általában akkor következik be, amikor a projekt keretein belül új igények vagy változtatások merülnek fel anélkül, hogy megfelelően kezelnétek őket a változáskezelési folyamatok során.

Hogyan kerüld el: Rögzítsenek világos hatókört a projekt kezdetén, és használjanak változáskezelési eljárásokat. Minden terjedelembeli változást alaposan értékeljetek. Bármennyire is szeretné az ügyfél vagy valamilyen érintett, ne változtassatok a terjedelmen és a határidőkön a nélkül, hogy ezt átbeszéltétek volna és átvezettétek a hatásait a köztetek fennálló szerződésben vagy a PAD-ban.

7. Nem megfelelő csapatösszeállítás

Hiba: Olyan csapatot alakítasz ki, amely nem rendelkezik a szükséges készségekkel vagy tapasztalattal a projekt sikeres végrehajtásához. A rossz kompetencia allokáció késedelmekhez vezethet, mivel a projekt ütemterve nem fog megfelelően haladni

Hogyan kerüld el: Alaposan értékeld a csapattagok képességeit és tapasztalatait a projekt igényeihez képest! Gondoskodj a szükséges képzésekről és támogatásról! 

8. Nem megfelelő költségvetés-tervezés

Hiba: A költségvetés alul- vagy túlbecslése, ami pénzügyi problémákhoz és a projekt leállásához vezethet.

Hogyan kerüld el: Készíts részletes költségvetési tervet, és végezz költségbecsléseket. A költségbecslésekhez kiindulhatsz historikus adatokból vagy indikatív árajánlatokból. Rendszeresen ellenőrizd a költségvetést és kezeld a pénzügyi kockázatokat is azáltal, hogy a közép- és hosszútávú projektek esetén kalkulálsz az inflációval, továbbá hozz létre tartalékokat váratlan költségek fedezésére és kockázatok kezelésére. Az alapvető ökölszabály a költségvetés tartalékainak meghatározására általában 10%, de a projekt bonyolultságától és kockázataitól függően ez az arány növelhető, akár 15-20%-ra is. Fontos, hogy a tartalékok mértékét a projekt sajátos körülményeihez és kockázataihoz igazítsd.

9. Szállítók és partnerek kezelése

Hiba: A szállítók vagy partnerek nem megfelelő kezelése, ami késedelmekhez és minőségi problémákhoz vezethet. Ha a szállítók vagy partnerek nem biztosítják a megígért minőséget, az a projekt végső termékének vagy szolgáltatásának minőségét is befolyásolhatja, illetve, ha a szállítók késlekednek az anyagok vagy szolgáltatások szállításával, az késedelmeket okozhat a projekt ütemtervében.

Hogyan kerüld el: Készíts részletes szerződéseket, amelyek világosan meghatározzák a minőségi elvárásokat, szállítási határidőket és költségeket. Ezen felül rendszeresen ellenőrizd a teljesítményüket és tarts rendszeres kapcsolatot velük, státusz meetingek keretében.

10. Projekt lezárásának elmulasztása

Hiba: A projekt lezárásának elhanyagolása, amely magában foglalja a végső jelentések, dokumentációk és értékelések elkészítését, valamint az eredmények átadását.

Hogyan kerüld el: Készíts egy projektlezárási tervet, amely tartalmazza a végső jelentések, dokumentációk és eredmények átadását. Rendszeresen végezz projekt utáni értékeléseket, és gyűjts visszajelzéseket a projekt tapasztalatairól, amiket fel tudsz használni a következő projektek sikeres megvalósításához. Ezek többek között a felmerült problémák és azok megoldásai, a részfeladatok átfutási ideje, a projektcsapat egyéni teljesítmény értékelései és a költségek alakulása.

Ezek a gyakori hibák és az azok elkerülésére tett javaslat segítenek abban, hogy a projektmenedzsment folyamatok hatékonyabbak legyenek, és növeljék a projekted sikerének esélyeit.