Amit a Scope-ról tudnod kell
Ebben a blogbejegyzésben arra a kérdésre szeretnék választ adni, hogy mi a projekt scope-ja. Magyarul leginkább terjedelemként hivatkozunk rá, ezért én is így teszek a továbbiakban. A projekt terjedelmét bizonyos szempontból a legkönnyebb meghatározni a projektmenedzsmentben, de sok tekintetben a legnehezebb megegyezni rajta az érdekeltekkel (stakeholder). A projekt terjedelmének tisztázása számomra a jó projektmenedzsment egyik alapköve, de ez az egyik legnehezebb kihívás is, amellyel projektmenedzserként szembe kell néznünk. A projekt terjedelmének meghatározását ezzel az egyszerű képpel szemléltetném.
A körön belül van minden, ami a projekt terjedelmét jelenti. A projekt terjedelme mindaz, amit projektmenedzserként meg kell valósítanod, vagy más módon fogalmazva minden, amit le kell szállítanod. A körön kívül esik minden, amivel nem foglalkoznod.
Ezek olyan dolgok, amik vagy gazdaságilag nem életképesek vagy nincs rá szüksége a szervezetnek, vagy esetleg más projektek máskor fogják leszállítani. Tehát minden, ami a körön belül van, az a terjedelem és minden, ami a körön kívül esik az nem a terjedelem része. De akkor mi a gond, miért szükséges erről beszélni? A probléma természetesen az, hogy az érdekelt felek megpróbálnak további funkciókat betenni a projekt terjedelmébe, így kiterjesztenék a terjedelem határait anélkül, hogy szükségszerűen növelnék az erőforrásokat, a költségvetést vagy az ütemezést. Ez már jó ideje komoly problémát jelent a projektmenedzserek és a projektet számára. Az angolszász szakirodalom a "Scope Creep" kifejezést használja erre a helyzetre.
Miért olyan nehéz a terjedelem tárgyalása?
A válasz egyszerű: mert sok érdekelt fél van, és mindegyiküknek más-más preferenciája van, más-más igénye, vágya, érdeke, határideje és a terjedelem tárgyalásakor az összes ilyen versengő érvényesíteni szeretné az akaratát.
A terjedelem tárgyalása egy többirányú és többkörös tárgyalás a különböző érdekelt felekkel, akikkel egyensúlyt kell teremteni a különböző igények és vágyak között. Természetesen sokan további erőforrások bevonásáról vagy több időről tárgyalnak a nagyobb terjedelem biztosítása érdekében. Szerencsétlen esetben egyszerre próbálod kielégíteni az összes igényt a rendelkezésedre álló erőforrásokkal.
Projektmenedzserként feladatod, hogy megtaláld a lehető legjobb egyensúlyt, hogy kielégítsd az igényeket és elsimítsd az aggodalmakat, amennyire csak lehet. A terjedelem meghatározásánál ne felejtsd el, hogy van a projektnek egy szponzora, akiknek a végső felhatalmazása van eldönteni, hogy mi lesz a végső terjedelem, mik lesznek a végső erőforrások és határidők. Készülj fel rá, hogy ritkán fordul elő, hogy a terjedelemmel minden érintett elégedett lesz.
A terjedelem tehát egy egyszerű koncepció, de ennek tárgyalása, dokumentálása, az érdekelt felek megnyerése egyben rendkívül nehéz kihívás, az egyik legnehezebb, amivel projektmenedzserként szembesülünk.
