Minden, Amit Tudnod Kell a Projekt Alapító Dokumentumról (Project Charter) a vízesés projektekben

A projektmenedzsment egyik alapvető eszköze a Projekt Alapító Dokumentum, az angol szakirodalomban "Project Charter". E dokumentum az a hivatalos szerződés, amely a projektet elindítja, és meghatározza annak céljait, terjedelmét, továbbá a résztvevők szerepeit. 

Ebben a cikkben megvizsgáljuk, mi is az a Projekt Alapító Dokumentum, miért nélkülözhetetlen, és hogyan lehet elkészíteni egy jól megírt, hatékony dokumentumot. 

A Projekt Alapító Dokumentum a projekt kezdeményezési fázisának legfontosabb dokumentuma. Ez az a hivatalos dokumentum, amely formálisan is elindítja a projektet, és meghatározza annak alapvető paramétereit. A dokumentum tartalmazza a projekt célkitűzéseit, a terjedelmét, a főbb érdekelt feleket, a költségvetés és időkeret előzetes becsléseit, valamint a projektmenedzser kijelölését. Ez a dokumentum egyfajta megállapodásként is szolgál a projektszponzor és a projektmenedzser között, egyértelművé téve, hogy mi a projekt célja és hogyan fogják azt elérni. Segít biztosítani, hogy minden érdekelt fél ugyanazon az oldalon álljon a projekt céljaival, terjedelmével és feltételeivel kapcsolatban

Miért fontos a Projekt Alapító Dokumentum?

A Projekt Alapító Dokumentum számos okból nélkülözhetetlen egy projekt sikeres lebonyolításához:

• Célkitűzések és terjedelem meghatározása: A dokumentum segít egyértelműen meghatározni a projekt céljait és terjedelmét, ezáltal elkerülve a félreértéseket és a későbbi vitákat.
• Határidők meghatározása: Itt definiáljuk a mérföldköveket és azok határidejeit.
• Erőforrások biztosítása: A Project Charter aláírásával a szponzor hivatalosan is jóváhagyja a projekt megkezdését, és egyúttal biztosítja a szükséges erőforrásokat és támogatást a projekt sikeres végrehajtásához.
• Felelősségi körök tisztázása: A dokumentum kijelöli a projektmenedzsert és meghatározza a főbb szerepeket, feladatokat, hatásköröket és felelősségi köröket, ami elengedhetetlen a projekt hatékony irányításához.
• Kockázatkezelés: A dokumentum előzetesen azonosítja a projekt során felmerülő kockázatokat, és lehetőséget nyújt a megfelelő megelőző intézkedések megtervezésére.
• Monitoring: A projekt előrehaladását bemutató jelentések tartalmát és időközét is meghatározza a dokumentum.

Hogyan kell elkészíteni egy jól megírt Projekt Alapító Dokumentumot?

Egy jól megírt Projekt Alapító Dokumentum elkészítése kulcsfontosságú a projekt sikeréhez. Érdemes a dokumentumot egy rövid összefoglalóval kezdeni, amely bemutatja a projekt célját és jelentőségét. Ez az összefoglaló segít az érdekelt feleknek gyorsan megérteni, miről szól a projekt és miért fontos. Ezután határozd meg világosan a projekt céljait és terjedelmét. Mi a projekt konkrét célja? Mit kívánsz elérni a projekt során? Melyek azok a feladatok és tevékenységek, amelyek a projekt terjedelmébe tartoznak? Írd le a fontosabb mérföldköveket és a leszállítandókat, illetve azok határidejeit.

Sorold fel a projekt legfontosabb érdekelt feleit, beleértve a szponzort, a projektmenedzsert, a projektcsapatot és a külső partnereket is. Írd le röviden, hogy ki milyen szerepet tölt be a projekt során, kinek mi a felelőssége, hatásköre és feladata. Adj egy előzetes becslést a projekt időkeretére és költségvetésére vonatkozóan. Ez nem szükségszerűen végleges, de fontos, hogy az érdekelt felek megértsék a projekt nagyságrendjét és időigényét.

Azonosítsd a projekt során felmerülhető főbb kockázatokat, és javasolj előzetes intézkedéseket azok kezelésére. Ez segít abban, hogy a projekt során felmerülő problémákat gyorsabban és hatékonyabban tudjátok kezelni. A dokumentum végén helyet kell biztosítani az érintett felek aláírásainak, ezzel hivatalosan is jóváhagyva a projekt elindítását. Határozzátok meg, hogy az érdekelt felek milyen tartalommal és időközönként kapnak információt a projekt állásáról.

A Projekt Alapító Dokumentum elengedhetetlen a projekt sikeres elindításához és végrehajtásához. Egy jól megírt dokumentum világosan meghatározza a projekt céljait, terjedelmét, érdekelt feleit, időkeretét és költségvetését, valamint előre azonosítja a kockázatokat. Ha figyelmet fordítasz a dokumentum gondos elkészítésére, biztosíthatod, hogy a projekt már az első lépéstől kezdve a siker útján haladjon.